Bepaal het doel en (eind) resultaat
Om te zorgen dat iedereen zich goed voorbereid voor de vergadering, is het belangrijk dat – diegene die de agenda uitnodiging verstuurt – alvast de belangrijkste actiepunten deelt. Zodat iedereen op de hoogte is van wat er besproken gaat worden.
Bereid je voor
Cliché, maar waar: een goed begin is het halve werk. Zorg ervoor dat je altijd voorbereid bent voor de meeting. Het heeft geen zin om een vergadering te starten, als je niet weet wat er speelt of als je niet op de hoogte bent van randzaken die belangrijk zijn bij het maken van beslissingen voor de desbetreffende actiepunten.
Kom op tijd
Het klinkt misschien logisch, maar in de praktijk komt het nog regelmatig voor dat een meeting uitloopt. Hierdoor moeten vervolgens een X aantal mensen wachten totdat ze kunnen beginnen. Dat is niet alleen niet netjes, het is ook nog eens zonde van iedereen zijn of haar tijd. Zorg dat je altijd op tijd bent. Ook als een andere meeting uitloopt, is het verstandig om uit je vorige meeting te stappen en op tijd aan te haken bij je nieuwe meeting. Niets is zo frustrerend dan dat je 10 minuten (of langer) moet wachten op iemand.
Zet je telefoon op stil
Een hele simpele stap om te zorgen dat je meetings effectiever verlopen. Het is namelijk niet goed voor de focus als een telefoon afgaat of de telefoon van een andere aanwezigen, terwijl je in een belangrijke meeting zit.
Zorg dat de juiste mensen aan tafel zitten
Ook dit lijkt logisch, maar toch is dit een punt van aandacht. Het komt regelmatig voor dat niet de juiste mensen bij de vergadering aanwezig zijn of dat er te veel mensen aanwezig zijn. In beide gevallen komt het de effectiviteit van de vergadering niet ten goede.
Houd de energie hoog
Een andere tip om te zorgen dat je effectief kunt vergaderen, is het hoog houden van de energie. Zorg dat iemand de leiding neemt en waakt dat mensen niet afdwalen. Ook is het belangrijk om te zorgen voor interactie. Als het een monotone vergadering wordt, zakt de energie al snel weg. Betrek daarom alle stakeholders en vraag ze om hun mening en/of visie over het besproken topic.
Ga voor productiviteit
Niemand wordt blij van een langdradige en saaie vergadering. Om te zorgen dat de tijd zo effectief mogelijk benut wordt, is het verstandig om snel doch goed door alle actiepunten heen te nemen. Door de vaart erin te houden, blijft iedereen beter bij de les en maak je effectief gebruik van de tijd.
Neem genoeg pauzes
Is het een lange, belangrijke vergadering? Neem dan genoeg pauzes. Niemand kan zich urenlang focussen. Om te voorkomen dat mensen hun aandacht verliezen, is het verstandig om elk halfuur een korte pauze van een paar minuten in te lassen. Ook kan het helpen als er voldoende frisse lucht aanwezig is, net als daglicht.
Naast deze bovenstaande punten, zijn er nog veel meer elementen die van invloed zijn op de effectiviteit van je vergadering. Denk aan het maken van aantekeningen (handig om achteraf te sturen naar alle stakeholders), maar ook het staand vergaderen, bepaalde (gezonde) voeding te nuttigen en timemanagement zijn belangrijke punten waardoor je optimaal gebruik kunt maken van de tijd.
